gestione del tempo

Gestione del tempo in Azienda: 8 Consigli pratici di sopravvivenza

Se pensi ad una buona gestione del tempo in Azienda non pensi certamente a manager e collaboratori che lavorano a testa bassa per produrre, generare nuovi clienti, nuove richieste, fatturare vero? … Tutti che arrivano a sera esausti (a dir poco) con ancora una “To-do-List” lunghissima e sembra quasi di non aver lavorato, di aver sprecato tempo… sarà mica questo il caso in cui non si ha avuto una corretta Gestione del Tempo? E invece si…

Eh già, perchè non ci vuole un genio a tirare le somme. Di tempo ne sprechiamo eccome! Telefonino, social, pause che decidiamo di prenderci all’improvviso, telefonate “urgenti”… la lista è infinita! Solo che… il Focus si perde, veniamo catapultati in un’attività imprevista urgente per altri (e non per noi!), lasciamo a metà le cose… insomma, un disastro!

Quanto sarebbe tutto più facile se solo sapessimo gestire al meglio il nostro tempo, liberarci prima del dovuto, ma soprattutto soddisfatti della giornata e pronti ad affrontare la nuova, carichi e produttivi… senza ansie e senza corse contro il tempo! La corretta Gestione del Tempo in azienda, così come nella vita privata, ci permetterebbe di focalizzare le nostre energie sull’attività giusta e nel momento giusto.

Risultato? Lavoreremmo meglio, produrremmo di più e con più tranquillità. Arriveremmo a fine giornata più sereni, meno stanchi e più soddisfatti. Insomma… vivremmo le nostre giornate in Azienda (e fuori) MEGLIO!

La capacità di gestire il tempo contribuirà a decretare il successo o l’insuccesso della tua attività, qualsiasi essa sia. Tutto ciò che fai richiede del tempo, e meglio lo usi, maggiori saranno le ricompense. La gestione del tempo inoltre è essenziale per massimizzare la salute e l’efficacia personale, dato che la sensazione di “non avere il controllo” del proprio tempo è la fonte principale di stress, ansia e depressione.

 

Di gestione del tempo se ne parla ovunque, siamo tutti bravissimi a consigliare… ma poi, quando si tratta di gestire il nostro tempo, troviamo scuse, diventa complicato, in pratica ce la raccontiamo: “Nella mia Azienda non è possibile”, “Io lo farei, ma i colleghi non rispettano la mia gestione del tempo”, “Le attività che faccio io sono impossibili da programmare”, “Ho sempre fatto così e non mi trovo così male” ecc…

In questo articolo voglio quindi condividere con te 8 consigli che potrai utilizzare per avere una migliore gestione del tempo. Li ho chiamati 8 Consigli Pratici di Sopravvivenza. Capirai il motivo leggendoli.

 

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Sono consigli validi per tutti, puoi decidere di metterne in pratica solo alcuni (o solo uno) oppure se riesci anche tutti. Fatto sta che questi consigli pratici ti daranno la possibilità di affrontare al meglio il tempo che dedichi alle varie attività quotidiane, traendone il massimo beneficio.

Pensiero Lento

Quante volte ti sei ritrovato a “fare” immediatamente senza pensare a quello che stavi facendo? Magari perchè si trattava di un’attività ormai diventata routine, oppure per la fretta, o forse per le deadline stretta di consegna del lavoro. Bene, la prossima volta prova a fermarti un attimo a pensare cosa stai cercando di ottenere da quell’attività, poi falla.

Avere un obiettivo chiaro, generato da un pensiero lento, favorisce l’operatività (e la gestione del tempo per farla).

To-do-List

Ogni mattina riesamina la giornata precedente, poi visualizza l’obiettivo della giornata che stai per vivere. La programmazione delle azioni avverrà di conseguenza, in modo decisamente più logico rispetto alla solita improvvisazione. Le To-do-List aiutano molto in questo. E sono la sintesi di un’ottimale gestione del tempo.

Hai mai provato a farne una della giornata, una della settimana ed una del mese? Ogni sera le riesamini? Ogni mattina le rileggi? Sai quello che stai facendo oppure navighi a vista?! Identificare le urgenze, le priorità, assegnare una tempistica ad ogni punto della lista aiuta a lavorare in modo programmato. Ma non esagerare! Non fare liste infinite e soprattutto non assegnare lo stesso grado di urgenza e priorità a troppe cose… torniamo al punto di partenza così!

Inoltre… Metti nero su bianco, non tenere tutto a mente. Fai checklist, grafici, mappe mentali… tutto ciò che ti serve per visualizzare in modo immediato senza ragionarci troppo sopra. Devi essere produttivo e costruttivo, non disperdere energie!

Pareto & Eisenhower

Mai sentito parlare della legge di Pareto? Fare quel 20% di attività che generano l’80% di risultati? Ecco. Scegli 3 cose (tre!!! non venti.) e falle. Che soddisfazione averle fatte e portate a termine, giusto? Meglio che iniziarne venti senza finirne nessuna. E della Matrice di Eisenhower invece ne hai sentito parlare? Ovvio che sì. La usi oppure resta una delle tante cose studiate e mai applicate? Il nostro tempo è costantemente controllato da cose che sono urgenti e non sono importanti. La matrice è suddivisa in quattro quadranti:

Crisi: urgente e non importante.

Qualità: importante e non urgente.

Inganno: urgente e non importante.

Spreco: non importante e non urgente.

Identificare le attività in questi quadranti potrebbe aiutarti nella gestione del tempo. In caso non sapessi di cosa sto parlando ti invito ad approfondire.

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante” – Dwight David “Ike” Eisenhower

Delega

Abbiamo tutti delle cose da fare assolutamente ed urgentemente, così come siamo tutti responsabili di qualcosa. Ci sono attività che possiamo fare solo noi ed altre che possiamo tranquillamente delegare. Ti sfido: ti fidi a delegare o pensi che come te nessuno lo fa? E allora accentri e accentri fino a scoppiare, mentre potresti renderti conto che delegare (nel modo corretto, insegnando e controllando fino a raggiungere un esatto duplicato di te) non è così sbagliato.

Attenzione! Non sto dicendo che per una corretta gestione del tempo devi far fare tutto agli altri, ma semplicemente che ci sono cose che a te rubano tempo.

E ricordati: delega l’attività gestendo la responsabilità. In questo modo moltiplicherai il valore.

Attività vs Reattività

Ho una domanda per te. Tu lavori in modo ATTIVO oppure in modo REATTIVO?

Decidi tu quando fare una cosa e il momento in cui farla oppure reagisci agli stimoli altrui? Definisci quando lavorare in modo attivo e quando invece reagire. Tu sei padrone del tuo tempo e tu devi arrivare a fine giornata con la tua lista fatta, non con quella degli altri. Inizia ad agire e smetti di reagire. Domani prova a farlo. Vedrai che differenza!

Monofocus

“Le donne sono multitasking” ormai è una frase inflazionata. Andiamo oltre.

Concentrarsi su un’attività alla volta, evitando di pensare ad altro mentre la si fa… permette di svolgerla al meglio e prima. Non c’è dubbio su questo. Definisci quanto tempo ti serve per portare a termine un’attività e durante quel lasso di tempo pensa solo a quello. Poi regalati una pausa (programmala, non improvvisare, è gestione del tempo anche questo!).

Blocchi temporali

Definisci i momenti “Do Not Disturb” e rispettali (… e falli rispettare!). Appendi un cartello alla porta, chiuditi a chiave, isolati con la musica, fai finta di non vedere chi ti sta parlando… insomma, trova tu il modo ma fallo. Non puoi essere interrotto ogni minuto per urgenze (che urgenze non sono quasi mai) di altri.

Che poi, una volta affrontata la questione, dimmi: era così urgente o poteva aspettare? Lo fai anche tu ovviamente. Hai una cosa da chiedere e devi farlo immediatamente! Ok, può capitare, ma rispetta la gestione del tempo altrui. Scrivila e appena puoi chiedi.

Minimizza anche le tue di interruzioni. Lavora per tutto il tempo che devi lavorare, poi fai la pausa che hai programmato.

Email, Telefonate e Riunioni efficaci ( a proposito di riunioni efficaci leggi qui …) 

“Noooooooo un’altra riunione noooooo!” Quante volte l’hai detto? E le email che arrivano ogni minuto, le notifiche, il telefono, i messaggi… un bombardamento in pratica. Andiamo agili. Che la gestione del tempo qui si fa critica.

Riunioni? Falle efficaci. Arriva preparato, stai in piedi, convoca solo i diretti interessati, non ti perdere in fronzoli, vai di indispensabile.

Telefono? Filtra le telefonate!!!! Se serve giralo (silenzioso non basta, lo so che lo sbirci di continuo)-

Email? Ancora tieni le notifiche sul desktop? Ma davvero??? Toglile subito. Dedica una slot (o due se sei molto ricercato) della tua giornata alla lettura e risoluzione delle email, poi passa oltre. Chiudi proprio la casella di posta. Attenzione alla parola che ho usato: RISOLUZIONE. Apri, leggi, rispondi, archivia. Punto. Non lasciare in sospeso, ci penseresti tutto il giorno.

Ricapitoliamo

A questo punto chiediti: “Perchè lo faccio?” Perchè senza motivazione, disciplina e desiderio di fare… non si va molto lontano.

Le tue azioni devono corrispondere ai tuoi valori. Se agisci in armonia con i tuoi valori… diventa tutto più semplice, anche la gestione del tempo!

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Chiudendo con Bryan Tracy, focalizzati sulle quattro D dell’efficacia personale:

La prima D è il desiderio: devi avere un desiderio profondo e insopprimibile di mettere sotto controllo il tuo tempo e di ottenere la massima efficacia.

La seconda D è la decisione: devi decidere chiaramente di applicare le regole del time ma­nagement finché non diventeranno un’abitudine.

La terza D sta per determinazione: devi essere disposto a persistere, resistendo a tutte le tentazioni che potrebbero spingerti ad abbandonare l’impresa, finché non diventerai un bravo timemanager. Il desiderio rinforzerà la tua determinazione.

E infine, la chiave più importante per il successo nella vita, la quarta D, è la disciplina: devi auto-disciplinarti per fare del time management una pratica costante, che ti accompagnerà fino all’ultimo dei tuoi giorni. Una disciplina efficace consiste nell’imporre a te stesso di pagarne il prezzo, e di fare ciò che sai di dover fare, quando dovresti farlo, anche se non ne hai voglia. È fondamentale per il successo.

Ricorda che la gestione del tempo coincide in realtà con la gestione della vita. Il time ma­nagement e la produttività personale partono dall’apprezzamento della tua vita e di ogni singolo istante.

Buona gestione del tempo!

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