come migliorare le riunioni in azienda

Come migliorare le riunioni in azienda e smettere di sprecare tempo

Ancora prima di capire come migliorare le riunioni in azienda possiamo chiederci: ma i le riunioni sono inutili o essenziali? Questa è una grande domanda e come tutte le grandi domande ha delle risposte che sono a dir poco contrastanti. Sì perchè la verità è che i meeting sono sia essenziali che inutili.

Senza le riunioni in azienda mancherebbero il confronto e la genesi di alcune idee essenziali per il business. Con l’abuso delle riunioni, d’altro canto, viene a mancare l’operatività  e la produttività individuale. Il famoso chi fa da sè fa per 3 per intenderci. Ora faremo finalmente  luce su come poter Come migliorare le riunioni in azienda e imparare a sfruttare l’arma dei meeting non come un boomerang ma come un fucile di precisione. 

Efficace, preciso, micidiale.

La genesi del male e del bene: il Tempo

La percezione globale di chi si trova imbrigliato in un meeting percepito come troppo lungo è che si sta perdendo un sacco di tempo, e il tempo si sa, non è rinnovabile. Alla fine è questo il “succo”  concentrato della questione. Siamo tutti super indaffarati e dobbiamo perdere tempo in noiosi meeting? Purtroppo sì. Sono essenziali ma anche (troppo spesso) frustranti.

Questa spiegata sopra è la percezione del collaboratore/dipendente medio della tua azienda. La tua, invece, se sei un imprenditore o un manager è (o dovrebbe essere!) completamente diversa. Tu hai bisogno di tramandare attraverso il meeting i concetti fondamentali al tuo team e devi essere sicuro che tutti siano allineati. 

Non ci sono se e non ci sono ma. Lascia che ti lanci una provocazione… Il Tuo Team non è più produttivo se ci fosse un metodo, un processo, per sfruttare i meeting al meglio e renderli sintetici, efficaci e ultra produttivi? Bene. Vediamo ora allora come puoi fare a creare dei “meeting killer” che non fanno prigionieri.

 

Migliorare le riunioni in azienda: tutti gli Errori da evitare

Abbiamo assodato un paio di punti fino ad ora…I meetings possono essere frustranti per il tuo Team (e per te stesso!) ma allo stesso tempo sono essenziali in assenza di processi blindati e ripetitivi stile “catena di montaggio”.Si perchè se l’ambiente del tuo lavoro è dinamico, molto probabilmente il confronto continuativo diventa essenziale per il corretto sviluppo delle attività aziendali.

Ecco allora la panacea di tutti i mali. Gli errori da evitare per rendere i meeting un’arma micidiale… E non un “oggetto contundente”  a doppio taglio. Vediamoli uno ad uno. Per praticità li ho divisi in 3 categorie:

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Errori prima della riunione:

  1. Scarsa preparazione: Le riunioni si dovrebbero tenere per discutere di una situazione già ben definita e NON per definire un problema (o una soluzione). Obbligate chi vi chiede il meeting a mettere nero su bianco tramite una e-mail gli obiettivi della riunione e solo DOPO programmate il meeting. Vi renderete conto che la maggior parte delle volte vi basterà rispondere alla email per risolvere e sbloccare la situazione.
  2. Orari Improvvisati: Se avete/basate la gestione della vostra operatività con dei meeting settimanali con il vostro team o i vostri clienti definite un giorno della settimana e un orario fisso. Non continuate a cambiare giorni e orari, ne gioverà tantissimo la vostra organizzazione e la vostra agenda.
  3. Non accorpare i meeting: altro concetto importantissimo. Se avete più meeting o più appuntamenti coi vostri clienti assicuratevi di dedicare degli slot settimanali dedicati a ricevere le persone/fare i meeting. Il meeting non può essere tutto il giorno o spaiato tra la mattina, il pomeriggio o la sera.
  4. Non educare i tuoi interlocutori: Fate voi le regole! Non loro, non dategli margine di improvvisazione. Se i meeting sono realmente necessari (vedi punto 1 di questo elenco) date un link per prenotare lo slot per il meeting nello spazio settimanale che avete dedicato ai meeting. Non quando può il cliente/collaboratore.
  5. Non Impostare dei reminders automatici: Dettate voi le regole, mettete dei reminder automatici agli interlocutori dopo che il meeting è stato fissato. In questo reminders ribadite le regole. Tutti devono essere, pronti, allineati e preparati. 

 

Errori durante la riunione:

  1. Non impostare una durata specifica e definita: questo è un “all time classic”, forse l’errore più comune e anche banale che viene commesso. Non si imposta una scadenza e il meeting invece che durare 45 minuti ne dura 90 o 120 andando inevitabilmente a “incasinare” le agende di tutti i partecipanti (compresa la tua).
  2. Non avere un set di punti da toccare e non aver calcolato “a monte” la durata di tempo disponibile per ciascuno di questi argomenti da trattare nel meeting: altro errore del processo. In pratica andrai a braccio e il rischio di dilungare i tempi non è solo reale e concreto ma certo e sicuro. 
  3. Non dividere le tempistiche di esposizione/discussione: Si esatto hai letto bene, se lavori o gestisci un team corposo tutti vorranno dire la loro opinione. Lecito. Ma non sempre possibile. Devi tenere tu il ritmo e lasciare uno spazio temporale deciso a priori per le domande e il confronto dopo la tua esposizione. 
  4. Non terminare il meeting alla fine del tempo: Fondamentale anche se controintuitivo. Il tempo allocato a questa attività si è concluso e quindi anche il meeting si deve concludere. Questo approccio a tratti radicale educa il tuoi interlocutori a rispettare le tempistiche concordate e ad essere più sintetici per le prossime volte.
  5. Non registrare i meeting: Evitate meeting di persona, lavorate con tools come skype e videoregistrate tutto. Se ci fossero dei dubbi dopo qualche giorno  invogliate i vostri collaboratori/clienti a rivedere le registrazioni. 

 

Errori dopo la riunione:

  1. Nessun Processo: Se il vostro meeting non è supportato da dei processi le persone non sapranno cosa fare. Saranno bisognose di altri meeting aprendo così un ciclo continuo di interruzioni e perdite di tempo.
  2. Reperibilità telefonica: Troppa reperibilità telefonica diretta è un limite. Stimolate il vostro team e i vostri clienti a non chiamarvi bensì a scrivervi se hanno bisogno di delucidazioni dopo il meeting fissato. Scrivere li costringerà a essere focalizzati sul problema.
  3. Nessuna KPI e definizione di materiale per decretare se il lavoro è stato svolto correttamente: No KPI (key performance indicators) No Party. Se non potete misurarlo non potete neanche valutare l’operato dei vostri collaboratori. Definire delle KPI è essenziale per dare un senso e una reale sostanza al meeting successivo.

 

Meetings… Conclusioni

Questo è in buona sostanza una carrellata di consigli su come migliorare le riunioni in azienda e smettere di sprecare tempo e renderle davvero efficienti ed efficaci. Che poi è quello che in ultima analisi ci serve davvero. Essere efficaci e definire un sano rapporto con il nostro team e i nostri clienti in virtù di massimizzare la produttività. 

Prova a testare una parte di (o tutti!) questi suggerimenti che ti ho dato per migliorare le riunioni in azienda e osserva e misura l’impatto sul tuo business! Fammi sapere…

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